Reisekosten-Abrechnung


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Die Reisekosten-Abrechnung ist teils großzügiger und toleranter, in anderen Aspekten enger und bürokratischer geworden. Wichtige Eckpunkte erläutert das Interview mit Margarethe Knor, Steuerberaterin in Reutlingen.

Margarethe Knor

Der Bundesfinanzhof (BFH) unterscheidet unter anderem zwischen «Auswärtstätigkeit» und «regelmäßiger Arbeitsstätte». Spielt das bei den Reisekosten eine Rolle?
Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und regelmäßigen Arbeitsstätte ihren Beruf ausüben, etwa auch an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug. Es können die Reisekosten zeitlich unbegrenzt als Werbungskosten ab-gezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Diese Regelung ist jetzt großzügiger. Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen in der Regel auf die ersten drei Monate. Der BFH hat eine «regelmäßige Arbeitsstätte» als «ortsgebundener Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit» neu definiert. Es genügt, wenn die Arbeitsstätte vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird. Diese Fahrten unterliegen nicht der Reisekosten-Regelung, denn es handelt sich um Fahrten «Wohnung –Arbeitsstätte».


Was ist generell bei den Pauschalbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen zu beachten?
<br/ >Bei Reisen ins Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend. Für Verpflegungsmehraufwendung stehtfür das jeweilige Reiseland, unabhängig von der konkreten Verpflegungssituation, ein Pauschbetrag zur Verfügung.


Die Übernachtungspauschalen bei Auslandsreisen können Arbeitnehmer oder Selbstständige bereits seit 2008 nicht mehr bei den Werbungskosten oder Betriebsausgaben abziehen. Wie lautet die Alternative?

Gegenüber dem Finanzamt muss in der Regel die konkrete Übernachtungsrechnung vorgelegt werden.


Weshalb werden dann überhaupt noch Übernachtungspauschalen aufgeführt?

Weil der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Übernachtung im Ausland weiterhin in Höhe der Pauschale steuerfrei erstatten kann.


Durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz (BGBl 2009 I S. 3950) unterliegt die kurzfristige Vermietung von Wohn- und Schlafräumen seit Januar 2010 dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent. Beim Frühstück, beispielsweise, kommt aber der Regelsteuersatz von 19 Prozent zur Anwendung. Wie wird abgerechnet?

Der Arbeitgeber gleicht lediglich die Übernachtungskosten, sowie die Verpflegungspauschale aus. Für das von dem Arbeitnehmer in Anspruch genommene Frühstück erfolgt keine Erstattung, da dieses bereits durch die Verpflegungspauschale abgegolten ist.


Und wenn das Frühstück im Übernachtungspreis pauschal inbegriffen ist oder kostenlos angeboten wird?

Dann greifen nach einem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen in Zukunft die Vereinfachungsregeln: Es richtet sich der Preis für das Frühstück zwar nach der Preiskalkulation des Unternehmens. Es wird jedoch nicht beanstandet, wenn der Hotelier in Anlehnung an die lohnsteuerliche Regelung einen Betrag von 4,80 Euro brutto für das Frühstück ansetzt, beziehungsweise die neue Servicepauschale berechnet.


Wie verhält es sich mit der neuen «Servicepauschale»?

Der Hotelier kann die in einem Pauschalangebot enthaltenen Leistungen, zum Beispiel Frühstück, Telefon oder Internet, mit 19 Prozent Umsatzsteuer in der Rechnung zusammenfassen und in einem Betrag als «Servicepauschale» ausweisen. Auch hier findet dann, ohne den gesonderten Ausweis des Frühstücks, die 4,80-Euro-Regelung Anwendung. Bei dem verbleibenden Sammelposten handelt es sich in der Regel um Reise-Nebenkosten.


Hat der Arbeitgeber bei einer Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers noch andere Möglichkeiten, das Frühstück abzurechnen?

Wenn der Arbeitgeber für die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit die Übernachtung und das Frühstück gebucht hat und die Rechnung auf seinen Namen lautet, so ist dem Arbeitnehmer nur ein geldwerter Vorteil in Höhe des Sachbezugs von 1,57 Euro anzurechnen. Dieser Betrag kann bei der Verpflegungspauschale gekürzt werden.


Nach Beschluss des BFH dürfen Reisekosten jetzt in abziehbare Werbungskosten/Betriebsausgaben und nicht ab-ziehbare Lebensführungsaufwendungen aufgeteilt werden. Was bedeutet das in der Praxis?

Die Auswirkungen der neuen Rechtsprechung betreffen insbesondere die Abrechnung von Dienstreisen, die private Anteile wie Urlaubstage aufweisen. Die Reisekosten können jetzt nach den beruflich und privat veranlassten Zeitanteilen aufgesplittet werden, sofern der berufliche Anteil nicht von untergeordneter Bedeutung ist. Voraussetzung ist: Die Aufwendungen müssen sich klar erkennbar einem beruflichen und privaten Teil zuordnen lassen, was im Einzelnen umfassend dokumentiert werden muss, etwa durch eine detaillierte Aufzeichnung des Reiseverlaufs.

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